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Los Sistemas Virtuales de Aprendizaje

Como Herramienta de Agregación de Valor

 

Fabio Chacón y Mac Henry Fuenmayor

chacon@pdvsa.com

Venezuela

 

Resumen

Los profundos cambios tecnológicos han impulsado nuevos esquemas y mecanismos de funcionamiento en las empresas modernas. La acción combinada de la globalización económica y cultural, el crecimiento de las redes de comunicación y la transferencia acelerada de nuevos conocimientos de la investigación a la práctica, han hecho que las organizaciones adoptan nuevas maneras de trabajar y aprender. Una de las tendencias más marcadas es el uso de medios virtuales de comunicación, como sustitución de las comunicaciones cara-a-cara. A través de los medios virtuales, las personas interactúan entre sí y con objetos creados artificialmente sin requerir de la presencia inmediata.

El CIED, como Universidad Corporativa de vanguardia, no ha sido ajeno a estas tendencias y prácticamente desde sus orígenes ha sido una institución orientada a hacer el mayor uso de la tecnología educativa disponible. Desde 1997 la Educación a Distancia Interactiva se incluyó formalmente en el Plan de Negocios como una alternativa de oferta para el cliente. A partir de allí se han puesto en práctica varios modelos de aprendizaje basados en el concepto de virtualización; lo cual significa básicamente interactuar en ambientes creados por la tecnología. Varios logros concretos en ese sentido se han dado en diversos programas del CIED. En este artículo se da una visión panorámica de los mismos, a la vez que se analiza cómo pueden convertirse los nuevos ambientes de aprendizaje en una herramienta para crear valor.

 

 

INTRODUCCIÓN

Tradicionalmente, el adiestramiento ha sido considerado un centro de costo en las corporaciones. Por más que los gerentes se empeñan en demostrar que éste tiene el carácter de inversión, y que está ligado al valor de los productos en el mercado, siempre queda pendiente de expresar la ecuación mediante la cual tantas horas de adiestramiento se convierten en un valor agregado para el negocio.

No obstante, ¿podría expresarse esa ecuación de manera más precisa si el adiestramiento fuese simplemente una parte del trabajo? En otras palabras, si el adiestramiento dejase de ser una actividad que se realiza al margen y los procesos de conocer, aprender y hacer fuesen uno solo. Este es, en esencia el enfoque que se está desarrollando hoy en día en muchas corporaciones con los Sistemas Virtuales de Aprendizaje, los cuales trasladan el adiestramiento directamente a donde está el trabajador, permitiéndole obtener conocimientos relevantes y mejorar sus destrezas sin necesidad de incurrir en los aspectos logísticos asociados al adiestramiento presencial y sus costos asociados. Estos sistemas no son otra cosa que una nueva manera de plantear la Educación a Distancia, que como disciplina ha dado varios saltos evolutivos – desde sus orígenes en la Educación por Correspondencia, pasando luego por el la Teleeducación y el Estudio Independiente basado en Multimedia. Hoy, sin embargo, aparece completamente remozada en ambientes de tecnologías interactivas.

Este trabajo presenta – en primer lugar – los antecedentes que forman el contexto de esta innovación en el Centro Internacional de Educación y Desarrollo de Petróleos de Venezuela (PDVSA-CIED). En segundo lugar, se presenta una panorámica de estos nuevos sistemas de aprendizaje, utilizando como base la experiencia reciente del CIED. En este aspecto, se hará mayor énfasis en describir algunas actividades del Área de Exploración y Producción, ya que éstas son las más directamente relacionadas con los indicadores de valor que se manejarán más adelante. No obstante, el mismo razonamiento podría ser aplicado a otra área, simplemente cambiando los indicadores de valor. Más adelante, se establece la conexión entre los modelos virtuales de aprendizaje y la Gerencia del Conocimiento, que es un proceso de mayor alcance para integrar el conocimiento al trabajo. Finalmente, con el aporte de los distintos marcos de análisis, se discute el problema de la creación de valor a través del adiestramiento.

 

ANTECEDENTES

Al considerar el contexto en el cual se origina este trabajo, es obligante tomar en cuenta que durante el año 1996, los distintos componentes organizativos del CIED participaron en la elaboración del Plan de Negocios 1997-2002, en el cual se estableció un Plan Piloto para el desarrollo de la modalidad de Educación a Distancia. En concordancia con esta política, la Gerencia de Exploración y Producción desarrolló los siguientes programas, los cuales serán descritos más adelante:

El surgimiento de los programas de educación a distancia en el CIED se vincula también a ciertos factores de la Corporación PDVSA, entre los cuales se destacan los siguientes:

 

DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS VIRTUALES

La realización de actividades de adiestramiento en ambientes virtuales requiere el uso de determinadas tecnologías, que pueden ser utilizadas solas o en combinación. Algunas tecnologías han resultado más exitosas que otras en la práctica, generando modelos de aprendizaje que son incorporados por muchas organizaciones. El CIED ha escogido ya ciertos modelos de aprendizaje a distancia que se adecuan a su infraestructura. Estos se describen brevemente a continuación:

Modelo de Videoconferencia

La actividad de adiestramiento se organiza alrededor de una o varias videoconferencias dictadas por uno o más expositores expertos, las cuales se transmiten a múltiples puntos. Puede utilizarse el fax o el teléfono como vía alterna para que los hagan preguntas u observaciones al expositor. En PDVSA la mayor parte de las videoconferencias se realizan a salas especiales para este fin, pero en un futuro cercano podrán realizarse mediante computadores equipados de pequeñas cámaras de video y la interacción será desde el lugar de trabajo. Un ejemplo concreto de video conferencia, fue la transmisión del Simposio de la SPE arriba mencionado; en el mismo intervinieron más de 260 profesionales y científicos venezolanos, en total paridad con sus colegas externos.

Modelo Multimedia Individual o ABC (Aprendizaje Basado en el Computador)

Aunque históricamente ha habido varios sistemas de este tipo, con diferentes nombres –Ej.: Enseñanza Asistida por Computador, Hipermedios – el modelo predominante hoy en día se basa en el uso del CD-ROM o el DVD, por la gran capacidad de estos medios para almacenar información representada en textos, datos, imágenes, sonidos o segmentos de vídeo; la cual se organiza a manera de un módulo o curso interactivo. Esto permite utilizar una gran variedad de estrategias, tales como: tutoría, simulación, solución de problemas, práctica de destrezas, juegos de aprendizaje, hipertexto y otras. En el CIED se han desarrollado más de 100 aplicaciones en este campo, de las cuales un tercio están orientadas hacia áreas de Exploración y Producción, tales como: Interpretación Sísmica, Estaciones Recolectoras de Flujo, Parada y Arranque de Plantas y Prevención de Arremetidas.

Modelo de Aprendizaje On-Line

Se basa en la creación de comunidades o grupos virtuales con fines de aprendizaje mediante redes Intranet o Internet. La información es presentada a través de distintos medios digitales utilizando texto, datos, imagen, sonido y vídeo. Generalmente, los participantes cuentan con el apoyo de uno o varios facilitadores que actúan en remoto. Para manejar esos ambientes, se requiere un Sistema de Aprendizaje Distribuido, que es un software capaz de coordinar múltiples cursos, docentes y estudiantes. Como la interfaz predominante hoy en día en las redes electrónicas es el Web, también se ha denominado esta modalidad como Enseñanza Basada en el Web. El CIED ha incorporado en su programación esta modalidad y continuamente está desarrollando cursos que se ponen a disposición en el Intranet; destacan por su amplia aplicabilidad los de Diagnóstico y Reacondicionamiento de Pozos, Diseño Mecánico y Técnicas de Laboratorio.

Modelo de Soporte de Conocimientos para el Trabajo

Este enfoque se caracteriza porque el aprendizaje se realiza en situación normal de trabajo y las tareas del aprendizaje están íntimamente entrelazadas con las actividades laborales. Combina la Gerencia del Conocimiento con el ya descrito Aprendizaje On-Line. En lugar de enviar a los trabajadores a cursos o realizar actividades de tutoría individual cada cierto tiempo, se dispone de un sistema continuo de soporte de conocimientos, el cual se usa tanto para aprender cosas nuevas como para refrescar cosas ya sabidas. Los sistemas de soporte de conocimientos varían en complejidad, desde simples listas de documentos de ayuda que se consiguen en línea, hasta sofisticados programas multimedia donde se pueden tomar cursos, consultar a expertos en remoto y participar en juegos de simulación. Los sistemas IPIMS y VLS pertenecen a esta categoría; el primero es una amplia Enciclopedia Multimedia sobre Ciencias del Petróleo orientada hacia el usuario profesional; el segundo es un sistema para cubrir brechas de competencias, en el cual cada persona puede escoger la ruta de aprendizaje que más le conviene. El usuario de VLS trabaja sobre conocimientos teóricos y prácticos - estos últimos extraídos de las propias áreas operativas, recibiendo el apoyo de tutores a lo largo de su proceso de aprendizaje.

Modelo Mixto Virtual – Presencial

Los modelos descritos hasta el momento se basan en actividades a distancia; sin embargo, hay algunas situaciones en las cuales un aprendizaje completamente a distancia no es recomendable. Especialmente, cuando se trata de programas de formación que duran largo tiempo – Ej.: estudios de Especialización o Maestría. Entonces, puede utilizarse un enfoque que combine medios virtuales con actividades presenciales. La parte "virtual" puede realizarse mediante videoconferencias, aprendizaje mediante el Web o lecturas; mientras que la parte presencial se hace en laboratorios, talleres, grupos de discusión o simplemente clases. Se puede observar que el modelo mixto no exige ninguna tecnología especial, respecto a las ya descritas, sino más bien es un modo de organizar las actividades de aprendizaje. Este modelo está plasmado en los programas de Maestría en Ingeniería de Petróleo y Especialización en Estudios Integrados de Yacimientos que el CIED adelanta con la cooperación de la Texas A&M University y de la UCV, respectivamente.

 

GERENCIA DEL CONOCIMIENTO COMO BASE DE LOS SVA

Los Sistemas Virtuales de Aprendizaje se basan en el uso de la tecnología informática y telemática para cumplir funciones de comunicación, las cuales se ejercían en un principio casi exclusivamente a través de la comunicación oral o escrita. Esta práctica llevó a considerar los cursos y otras actividades de adiestramiento como compartimentos separados. En muchas instituciones todavía cada curso suele tener su propio texto, apuntes, exámenes, tareas, etc. – los cuales se repiten año tras año. Esto no tiene sentido en el llamado Ciberespacio actual, ya que miles de fuentes de información de todo tipo están disponibles al instante sobre cualquier tema que sea objeto de consideración. No obstante, pese a esa disponibilidad, una persona no puede revisar todas esas fuentes para cubrir un determinado propósito de aprendizaje.

Una institución dedicada al adiestramiento debe, entonces, aplicar procedimientos de Gerencia de Conocimientos, para manejar adecuadamente la masa de información y hacer que cada cliente pueda sacar provecho de ella en un tiempo razonable en función de sus objetivos. Dicha Gerencia puede definirse, entonces, como el proceso de capturar información no directamente accesible, transformarla en conocimiento utilizable y difundir el conocimiento en la organización para su utilización. Obviamente, la vía preferida para difundir el conocimiento son las actividades de adiestramiento, pero no la única.

¿Cómo puede el CIED aplicar esta noción general? La propuesta que se hace aquí se referirá fundamentalmente al conocimiento "no directamente disponible" en el ámbito del CIED y de PDVSA pero que puede hacerse disponible. Ese conocimiento se encuentra principalmente en las siguientes fuentes:

Siguiendo los principios de la Gerencia del Conocimiento, se ha comenzado a aplicar un plan de trabajo que permitirá adquirir, organizar, diseminar y aplicar ese conocimiento. El mismo es bastante complejo, pero puede ser resumido en un conjunto de pasos esenciales. Los mismos están resumidos en la Figura 1, la cual intenta representar mediante un diagrama de bloques lo que es el motor de conocimientos de un sistema complejo de adiestramiento – como lo es sin duda el de PDVSA. A continuación se describen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Fig. 1: Interacción entre Gerencia del Conocimiento y Sistemas Virtuales de Aprendizaje

  1. Se establece para cada proceso del negocio un Mapa Conceptual, que permita clasificar y agrupar cualquier elemento de conocimiento de las fuentes anteriormente mencionadas. Tales mapas pueden concebirse como estructuras jerárquicas, tipo árbol, en las cuales existen niveles de desagregación como los siguientes: Proceso, Disciplina, Área, Tema, Sub-Tema y Tópico.
  2. Estos mapas son trasladados luego a un Sistema de Base de Datos, suficientemente robusto como para almacenar grandes cantidades de información, de cualquier tipo. Igualmente, el sistema debe ser programado de tal manera que sea fácil incrementar los mapas conceptuales a medida que se desarrollan más y más actividades de adiestramiento. La interfaz de esta base de datos será la Web, ya que ésta se ha convertido en el medio preferido de navegación en el ámbito digital.
  3. El Sistema de Base de Datos contará con un programa principal ubicado en un determinado servidor central. No obstante, los recursos indexados en el mismo podrán estar en cualquier otra aplicación o cualquier otro servidor interno o externo. En otras palabras, a la par de la Estructura Conceptual, habrá una Estructura Física del conocimiento de los programas de adiestramiento, tanto convencionales como virtuales, representada por los servidores y directorios en que se encuentra almacenada la información correspondiente a ellos.
  4. Se realiza una revisión de todos los manuales, videos y otros recursos instruccionales del CIED y empresas asociadas, aplicando un Sistema de Modular. Luego, se aplica a estos módulos la estructura de los mapas conceptuales antes definidos. Todo ello con el objeto de conformar un sistema de referencia completo, en el cual cada recurso instruccional – y cada sección significativa del mismo - estarán debidamente catalogados y digitalizados, dentro de una estructura sistematizada de conocimientos.
  5. El banco de conocimientos así formado, servirá de base para la realización de nuevas actividades de adiestramiento ya sea presenciales o mediante sistemas virtuales. El mismo será un ente dinámico, en constante crecimiento y cambio en función de los procesos de aprendizaje que genera.

 

 

LA CREACIÓN DE VALOR A TRAVÉS DE LOS SVA

Los analistas de las tendencias de desarrollo de las corporaciones vienen señalando que el factor decisivo para la creación de valor de una empresa es el conocimiento. En un mundo globalizado, pueden encontrarse cientos de productos competitivos de cada tipo con solo consultar el Internet, las revistas especializadas, los catálogos y otras tantas fuentes de información disponibles. ¿Cómo se obtiene entonces la ventaja competitiva? Del conocimiento, por supuesto. Lo que la organización sabe a cerca de cómo producir mejor y más eficientemente, como enlazar sus distintos procesos sin retardos, cómo resolver problemas técnicos, cómo gerenciar y supervisar, cómo evitar fallas, cómo brindar el mejor servicio, cómo vender sus productos en el mercado nacional e internacional; en fin, el conocimiento de todo lo que la organización hace, es lo que hace la diferencia. Aquí los sistemas virtuales de aprendizaje establecen su ventaja competitiva neta, porque ponen ese conocimiento al alcance permanente de toda la corporación, en el lugar de cada trabajador. Como se decía al inicio, la división entre conocer, aprender y hacer desaparece completamente mediante estos sistemas.

Este razonamiento se representa en el modelo del Ciclo de Valor del Adiestramiento, de la Figura 2. Su lectura es la siguiente: la creación de valor se manifiesta en las variaciones de los parámetros básicos del negocio que aparecen en la vertiente superior del triángulo. Estos son, por ejemplo: disminución de los costos de producción e inversión, y aumento de la productividad. Estos parámetros tienen que ver, a su vez, con ciertas mejoras en los resultados que aparecen en la franja media. Los cuales, por su parte, se relacionan con la efectividad de las actividades de adiestramiento indicadas en la franja inferior, tales como: aplicar sistemas de aprendizaje virtual, integrar el adiestramiento a los procesos de trabajo, monitorear y evaluar el aprendizaje por medios virtuales para garantizar su efectividad y, al final de cada ciclo, verificar las pericias alcanzadas por el personal. Se han considerado específicamente en el modelo las actividades de adiestramiento mediante sistemas virtuales, ya que este es el punto que interesa resaltar. En otras palabras, si los sistemas de adiestramiento son más efectivos, su influencia positiva se traslada a través de la cadena de valor hasta tener impacto en los parámetros de rendimiento de la industria.

 

Fig. 2: Modelo de Creación de Valor del Adiestramiento

 

Finalmente, hay que considerar que la adopción de un Sistema Virtual de Aprendizaje, según los lineamientos definidos en este artículo, le brindará al CIED ciertos beneficios en sus metas como empresa, en los siguientes aspectos:

 

Conclusiones

Los Sistemas Virtuales de Aprendizaje, por encima de las dificultades que presentan como toda innovación, son una poderosa herramienta para alcanzar la meta que persigue toda organización: maximizar la creación de valor. Ellos son especialmente aptos para esta función, gracias a ciertas características inherentes a los mismos. A saber:

  1. Su ubicuidad: que es la capacidad para cubrir toda la organización de manera simultánea y pasando por encima de las barreras geográficas.
  2. Su naturaleza abierta, que permite el ingreso de participantes en cualquier momento, durante el tiempo que éstos deseen y en función de las metas que cada uno pretenda lograr.
  3. Su habilidad para mejorar con base a la experiencia acumulada, ya que los componentes de contenido de los SVA no son volátiles como los del adiestramiento presencial, sino que permanecen en las redes y pueden ser ampliados o corregidos de manera continua.
  4. Su tendencia a la disminución de costos, ya que después de la inversión necesaria para crear o adaptar un SVA el costo real del mismo decrece con cada nuevo contingente de participantes que lo utiliza; hasta llegar a un costo marginal en algunos casos.

Como toda innovación, estos sistemas presentan también dificultades de implantación relacionadas principalmente con el cambio cultural y los problemas técnicos – cuando los sistemas de comunicación no fueron diseñados originalmente para impartir programas de adiestramiento de esta manera. No obstante, estas dificultades tienden a reducirse cada día, a medida que se producen mejores soluciones tecnológicas y más baratas. Más importante aún – a medida que se incorporan al trabajo las nuevas generaciones para quienes los medios virtuales han formado parte de su vida desde que tuvieron una noción del mundo.